Uživatelé
Pro správné používání aplikace je zásadní pochopit funkci uživatelů a jejich oprávnění. Rovněž je důležité vědět, že existuje více druhů uživatelů – s možností aktivního používání aplikace (vyplňování pracovních cest) či pouze figurující v seznamech zaměstnanců a různých přehledech.
Protože jsme v minulosti k vyplňování a správě uživatelů v minulosti přistupovali jinak, na této stránce byste měli najít odpovědi na všechny otázky ohledně uživatelů, jejich vytvoření resp. pozvání (hromadně i po jednom), editace, mazání apod. Jestliže zde něco nenajdete, rádi tuto stránku doplníme. Stačí se nám ozvat na e-mail podpora@cestak.com. Předem děkujeme!
-
Unikátnost uživatelů
-
Přihlašovacím jménem do aplikace je uživatelova e-mailová adresa. Ta je v rámci aplikace Cestak.com unikátní. E-mailová adresa může být použita pouze u jedné licence (ta je vázaná na IČO). Pokud máte více licencí na jedno IČO (ano, to lze), je možné jednu e-mailovou adresu pozvat pouze jednou.
Chcete-li vytvořit cestu za některého ze zaměstnanců, musíte jej vybrat ze seznamu.
-
Typy uživatelů
-
Aktivní uživatel – plnohodnotný uživatel s platnou (ověřenou) e-mailovou adresou, může se přihlásit a vyplňovat cesty a mít další různá oprávnění nastavená administrátorem. E-mailovou adresu (přihlašovací jméno) může změnit výhradně on sám sobě v nastavení svého profilu (v aplikaci vpravo nahoře), tuto změnu nemůže provést nikdo jiný, ani hlavní administrátor organizace!
Pasivní uživatel – uživatel bez ověřeného e-mailu, a tedy bez možnosti přihlášení se do aplikace. Je možné jej vybrat jako cestujícího/spolucestujícího, je uvedený ve statistických přehledech jako unikátní zaměstnanec apod. Nemůže cesty aktivně vytvářet, proto mu říkáme tzv. pasivní uživatel. Kdykoliv lze pasivního uživatele aktivovat pozvánkou se zadanou platnou e-mailovou adresou, úplně stejně jako nového uživatele.
Pozvaný uživatel – uživatel, který je do aplikace Cestak.com teprve pozváný a měl by dokončit svoji registraci coby aktivní uživatel, který následně může aktivně vyplňovat nové cesty.
-
Oprávnění uživatelů
-
Měnit nastavení cesty – u každé své cesty může uživatel s tímto právem měnit: výši tuzemských náhrad za stravné, zahraniční kapesné, sazbu za ujetý kilometr
Přístup do schválených žádostí – uživatel vidí cesty, které jsou ve stavu Schválená žádost
Přístup do Archivu – uživatel má přístup do archivu cest, může cesty vracet do stavu Ke schválení
Přístup do Statistik – uživatel může do sekce Přehledy
Spravovat uživatele – uživatel může zvát nové, editovat a mazat stávající uživatele
Spravovat nastavení – uživatel s tímto právem může zakládat a měnit týmy, zobrazit svoji licenci a platby za aplikaci -
Vytvoření a pozvání uživatelů
-
Uživatele můžete pozvat buď jednotlivě nebo hromadným importem z CSV souboru. Vzorový soubor pro import je možné si stáhnout na adrese https://cestak.com/download/cestak-import-users-example-cs.csv. Ujistěte se, že jednotlivé hodnoty jsou opravdu oddělené čárkou a nikoliv středníkem či jiným znakem.
Přidat jednoho či více uživatelů můžete na stránce Nastavení – Uživatelé (https://cestak.com/setup/user), příp. v Týmu (přidaní uživatelé jsou pak rovnou součástí týmu). Jakmile začnete vyplňovat zaměstnancovy údaje, začnou se objevovat nové řádky. Řádků tedy budete mít vždy dostatek 🙂.
Pokud ZADÁTE e-mailovou adresu, odešle se uživateli pozvánka do jeho e-mailové schránky. Uživatel pak může doplnit další informace (osobní číslo, titul, …). Tím se z něj stane tzv. aktivní uživatel.
Jestliže NEZADÁTE u uživatele e-mailovou adresu, uživatel se nebude schopný do aplikace přihlásit, bude použitelný pro výběr jako cestující či spolucestující, bude uvedený v přehledech jako unikátní zaměstnanec apod.
Pozvaný uživatel si při dokončení pozvánky může zvolit jazyk, ve kterém bude aplikaci používat (česky či anglicky).
-
Informace o uživateli a jejich editace
-
Kromě běžných informací (jméno, příjmení, e-mail) lze vést u každého zaměstnance i další nepovinné údaje: tituly před a za jménem, oddělení, osobní číslo. Každý uživatel si může tyto údaje upravit ve svém profilu, případně je může změnit administrátor s odpovídajícími oprávněními u každého uživatele.
-
Týmy a přiřazení uživatelů, funkce schvalovatele
-
Pro lepší organizaci uživatelů slouží tzv. Týmy. U týmu si můžete nastavit různé parametry, které ovlivňují pracovní cesty:
- město, které je výchozí při vyplňování cest,
- schvalovatele – lze odlišit schvalovatele vyúčtování cesty a žádosti o cestu, kvůli zastupitelnosti jich může být více
- nastavení náhrad – nejdůležitější vlastností týmů je nastavení vlastní výše náhrad mimo rámec těch, které jsou stanovené zákonem. Tato nastavení nelze měnit zpětně, je možné nastavit pouze budoucí datum.
Minimálně jeden tým má každá organizace. Jeho název se volí při registraci aplikace (předvolený je název Hlavní tým), je možné jej však kdykoliv změnit. Počet týmů není nijak omezený. Každý uživatel může být členem pouze jednoho týmu.
-
Mazání uživatelů
-
Uživatele, kteří už ve vaší organizaci nepracují, můžete bez obav smazat. Na cesťáky, které vystavili, to nemá vliv. Měli byste si však dát pozor, aby uživatel, kterého odstraňujete, nebyl schvalovatelem. Pokud se stane, že cestu není komu odevzdat, spadne automaticky administrátorovi organizace, který by měl zvolit coby schvalovatele nového uživatele. Ale tomu je určitě vhodné předejít ještě před smazáním uživatele-schvalovatele.
-
Přihlášení a zapomenuté heslo